1. Administrator danych i zakres polityki
Aqmorlen (dalej „my” lub „nas”) prowadzi sklep internetowy z meblami dostępny pod adresem aqmorlen.com. Niniejsza polityka wyjaśnia, w jakich celach i na jakich podstawach przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających sklep, składających zamówienia, kontaktujących się z obsługą lub korzystających z praw związanych z zakupem.
Administratorem danych przetwarzanych w związku z obsługą sklepu jesteśmy my. W sprawach ochrony danych można kontaktować się pod adresem supportcenter@aqmorlen.com lub korzystając z danych kontaktowych podanych w punkcie 16. Dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za sprzedaż powinny być spójne z informacjami udostępnianymi klientowi przy zawieraniu umowy.
Polityka dotyczy czynności przetwarzania związanych z naszym sklepem internetowym i jest oparta na rozporządzeniu (UE) 2016/679, zwanym RODO, oraz właściwych przepisach prawa polskiego.
2. Kategorie gromadzonych informacji
Podczas składania zamówienia możemy otrzymać imię i nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, informacje o zamówionych meblach, kwocie zakupu, sposobie dostawy i statusie płatności. Dane te służą zawarciu i wykonaniu umowy.
Przy kontakcie z obsługą przetwarzamy treść wiadomości, dane kontaktowe, numer zamówienia oraz informacje potrzebne do odpowiedzi, rozpatrzenia reklamacji, zwrotu lub wymiany. Jeżeli klient dobrowolnie przekazuje zdjęcia produktu lub dokumenty dotyczące zgłoszenia, wykorzystujemy je w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy.
Podczas korzystania ze sklepu mogą powstawać dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory sesji, informacje o przeglądarce, urządzeniu, czasie dostępu i działaniach niezbędnych do obsługi koszyka lub bezpieczeństwa serwisu. Zakres tych danych zależy od faktycznej konfiguracji sklepu i ustawień zgód.
3. Cele przetwarzania i podstawy prawne
Przetwarzamy dane potrzebne do przyjęcia zamówienia, potwierdzenia płatności, przygotowania mebli, doręczenia przesyłki i komunikacji z kupującym. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby.
Informacje dotyczące dokumentów rozliczeniowych, podatków i wymaganej ewidencji przetwarzamy w celu wypełnienia obowiązków prawnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane dotyczące reklamacji i praw konsumenta przetwarzamy odpowiednio w związku z wykonaniem umowy, obowiązkami prawnymi oraz dochodzeniem lub obroną roszczeń.
W zakresie koniecznym do zabezpieczenia sklepu, zapobiegania nadużyciom, prowadzenia korespondencji organizacyjnej i ustalenia lub obrony roszczeń możemy opierać się na prawnie uzasadnionym interesie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, po uwzględnieniu praw i interesów osób, których dane dotyczą.
Jeżeli określone działanie wymaga zgody, na przykład zapisanie opcjonalnych informacji na urządzeniu lub przesyłanie komunikacji handlowej, podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Brak zgody nie powinien uniemożliwiać zakupu, jeżeli dane działanie nie jest konieczne do realizacji zamówienia.
4. Dane wymagane do realizacji zakupów
Podanie danych oznaczonych jako konieczne w formularzu zamówienia jest co do zasady dobrowolne, ale bez niektórych informacji, w szczególności adresu doręczenia i danych kontaktowych, możemy nie być w stanie zawrzeć lub wykonać umowy.
Przed potwierdzeniem zakupu klient może sprawdzić podane informacje. Prosimy o przekazywanie danych aktualnych i prawidłowych, ponieważ błędy w adresie lub numerze telefonu mogą utrudnić doręczenie mebli. Dane niewymagane do realizacji zamówienia nie powinny być warunkiem jego złożenia.
5. Obsługa płatności
W sklepie akceptujemy płatności kartami Visa, Mastercard i American Express. Do obsługi transakcji wykorzystywane są informacje konieczne do potwierdzenia płatności, jej rozliczenia oraz obsługi ewentualnego zwrotu.
Nie wymagamy przesyłania pełnych danych karty płatniczej w wiadomości e-mail. Dane niezbędne do autoryzacji płatności są obsługiwane w odpowiednio zabezpieczonym procesie płatniczym. My możemy otrzymywać informacje o statusie transakcji, jej kwocie i identyfikatorze, które są potrzebne do realizacji zamówienia oraz rozliczeń.
Zasady przetwarzania danych w procesie płatności zależą od rzeczywiście zastosowanego rozwiązania technicznego oraz ról podmiotów uczestniczących w rozliczeniu.
6. Dostawa i przekazywanie danych przewozowych
Aby dostarczyć zamówione meble na terenie Polski, przekazujemy wybranemu przewoźnikowi dane konieczne do realizacji transportu, takie jak imię i nazwisko odbiorcy, adres, numer telefonu, adres e-mail oraz informacje o przesyłce. W zależności od zamówienia przewóz może być realizowany przez DHL, UPS lub FedEx.
Zakres przekazywanych informacji ograniczamy do tego, co jest potrzebne do doręczenia, kontaktu w sprawie przesyłki oraz wyjaśnienia ewentualnych problemów transportowych. Dane dotyczące zamówienia wykorzystujemy także do obsługi zwrotów i wymian.
Informacje o obszarze dostaw i kosztach znajdują się w Polityce wysyłki i dostawy.
7. Odbiorcy danych i zasady dostępu
Dostęp do danych mogą uzyskiwać osoby upoważnione do obsługi zamówień, korespondencji, rozliczeń i bezpieczeństwa sklepu. W niezbędnym zakresie informacje mogą być udostępniane podmiotom zapewniającym techniczną obsługę sklepu, realizację płatności, transport, księgowość lub obsługę prawną.
W zależności od konkretnej czynności podmioty te działają jako odbiorcy samodzielnie odpowiedzialni za określone przetwarzanie albo przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie odpowiednich uzgodnień, w tym umów wymaganych przez art. 28 RODO.
Dane mogą być również udostępnione uprawnionym organom, jeśli wymagają tego przepisy prawa. Nie udostępniamy informacji w zakresie szerszym, niż wynika to z uzasadnionego celu i właściwej podstawy prawnej.
8. Pliki cookie i podobne technologie
Sklep może korzystać z plików cookie oraz podobnych mechanizmów służących do utrzymania sesji, zapamiętania zawartości koszyka, ochrony formularzy, zachowania wybranych ustawień i zapewnienia prawidłowego działania zakupów.
Technologie niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika mogą działać bez odrębnej zgody w zakresie dopuszczonym prawem. Pozostałe technologie, na przykład służące do pomiaru zachowań odwiedzających lub komunikacji marketingowej, powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.
Jeżeli sklep wykorzystuje technologie wymagające zgody, użytkownik powinien mieć możliwość ich zaakceptowania, odrzucenia oraz późniejszej zmiany decyzji w dostępnych ustawieniach prywatności. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Ustawienia przeglądarki mogą również pozwalać na ograniczenie przechowywania plików cookie, jednak zablokowanie mechanizmów niezbędnych do działania koszyka może utrudnić dokonanie zakupu.
9. Komunikacja dotycząca zamówienia
Na podany adres e-mail możemy wysyłać informacje niezbędne do obsługi zakupu, w tym potwierdzenie zamówienia, informacje o płatności, statusie wysyłki, odpowiedzi na pytania oraz wiadomości dotyczące reklamacji lub zwrotu. Taka komunikacja jest związana z realizacją umowy lub obowiązków prawnych.
Jeżeli odrębna komunikacja wymaga zgody, respektujemy jej zakres i umożliwiamy wycofanie zgodnie z właściwymi przepisami. Wiadomości niezbędne do realizacji istniejącego zamówienia mogą być nadal przekazywane na odpowiedniej podstawie prawnej.
10. Okres przechowywania danych
Dane zamówienia przechowujemy przez okres potrzebny do wykonania umowy, obsługi dostawy, rozpatrzenia zgłoszeń i realizacji obowiązków prawnych. Dokumenty księgowe i podatkowe zachowujemy przez okresy wymagane odpowiednimi przepisami, w szczególności przez właściwe terminy przechowywania dokumentacji i przedawnienia zobowiązań.
Korespondencję dotyczącą reklamacji, zwrotów i roszczeń przechowujemy przez czas niezbędny do rozpatrzenia sprawy oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia.
Dane przetwarzane na podstawie zgody zachowujemy do jej wycofania lub zakończenia określonego celu, chyba że istnieje odrębna podstawa dalszego przetwarzania. Dane techniczne przechowujemy przez okres uzasadniony ich funkcją i wymogami bezpieczeństwa. Po upływie właściwego okresu dane usuwamy lub poddajemy odpowiedniej anonimizacji, o ile przepisy nie wymagają ich dalszego zachowania.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje na zasadach RODO prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania nieprawidłowych informacji, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych przepisami.
Jeżeli przetwarzanie opiera się na prawnie uzasadnionym interesie, można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. W przypadku przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w dowolnym momencie. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
W celu skorzystania z praw prosimy o wiadomość na supportcenter@aqmorlen.com. Możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości, jeśli istnieją uzasadnione wątpliwości. Na żądanie odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania; w przypadkach dopuszczonych przez RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z podaniem przyczyny.
Niektóre prawa podlegają ograniczeniom wynikającym z prawa, na przykład gdy musimy zachować dokumenty księgowe albo dane potrzebne do obrony roszczeń. Każdy wniosek oceniamy według jego podstawy i zakresu.
12. Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli osoba uważa, że przetwarzanie jej danych narusza RODO, może wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Możliwość złożenia skargi nie wyklucza wcześniejszego kontaktu z nami w celu wyjaśnienia sprawy.
Prawo do skargi przysługuje również na zasadach określonych w RODO przed organem nadzorczym właściwym ze względu na miejsce zwykłego pobytu, miejsce pracy lub miejsce domniemanego naruszenia.
13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Ze względu na organizację obsługi zamówień, kontaktu oraz wykorzystywaną infrastrukturę techniczną niektóre dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Sam adres kontaktowy lub magazynowy nie przesądza jednak o miejscu przetwarzania wszystkich danych.
Jeżeli dochodzi do przekazania danych do państwa, dla którego nie wydano odpowiedniej decyzji stwierdzającej właściwy stopień ochrony, stosujemy mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne, o ile mają zastosowanie. W przypadku przekazania objętego właściwą decyzją o adekwatności stosujemy zasady wynikające z tej decyzji.
Informacje o konkretnym mechanizmie przekazywania danych i możliwości uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem e-mail wskazanym w tej polityce. Przed publikacją należy potwierdzić faktycznie stosowane mechanizmy dla używanych usług.
14. Bezpieczeństwo danych i reagowanie na incydenty
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, takie jak kontrola uprawnień dostępu, ochrona transmisji danych, ograniczanie zakresu dostępnych informacji oraz procedury reagowania na zdarzenia naruszające bezpieczeństwo.
Nie można całkowicie wyeliminować wszystkich zagrożeń związanych z transmisją i przechowywaniem informacji. Dlatego okresowo oceniamy stosowane zabezpieczenia i dostosowujemy je do charakteru przetwarzanych danych.
W razie naruszenia ochrony danych podejmujemy działania wymagane przez RODO, w tym ocenę ryzyka oraz, gdy jest to konieczne, zgłoszenie zdarzenia organowi nadzorczemu i zawiadomienie osób, których dane dotyczą.
15. Zautomatyzowane decyzje i aktualizacje polityki
Nie zakładamy stosowania decyzji wywołujących wobec klienta skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania. Jeżeli takie mechanizmy zostaną wprowadzone, udostępnimy wymagane informacje o zasadach ich działania, znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach oraz o odpowiednich prawach.
Możemy aktualizować niniejszą politykę, gdy zmieniają się procesy obsługi sklepu, środki techniczne lub wymagania prawne. Aktualną treść udostępniamy w sklepie. Jeżeli zmiana wymaga odrębnego poinformowania osób lub uzyskania nowej zgody, podejmiemy odpowiednie działania.
Zasady dotyczące zwrotów i reklamacji przedstawiamy w Polityce zwrotów i refundacji, wymiany w Polityce wymiany towarów, a anulowania zamówień w Polityce anulowania zamówień.
16. Kontakt w sprawach prywatności
Zapytania dotyczące ochrony danych, wnioski o realizację praw oraz pytania o informacje przetwarzane przy obsłudze zakupów można kierować na poniższe dane kontaktowe. W wiadomości prosimy opisać sprawę w zakresie potrzebnym do jej rozpatrzenia, bez przesyłania pełnych danych kart płatniczych.
Dział obsługi międzynarodowej / Magazyn zwrotów
Adres kontaktowy: 340 Running Springs Ln,Kernersville,NC 27284,US
Adres e-mail obsługi klienta: supportcenter@aqmorlen.com
Telefon obsługi klienta: +1 (743) 549-2068
Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 09:00–12:30 / 14:00–18:00 (czas środkowoeuropejski). Wnioski dotyczące praw wynikających z RODO rozpatrujemy według terminów ustawowych, niezależnie od godzin pracy obsługi.